La voz de Kamina

Posts Tagged ‘consejos para la toma de desiciones

Siguiendo con el tema de este blog, unos días atrás, publiqué los 11 consejos para NO arruinar una empresa. Todos ellos están basados en mi experiencia en los dos lados de la moneda, tanto en la parte operativa como en la directiva. En esta ocasión, vengo a hablarles de cierto vicio que he notado muy común en las empresas hoy en día y que se debe erradicar aunque duela, con el fin de volver más competitiva y prestigiada a nuestra empresa.

No tenga entre sus proveedores a sus familiares. Hace algunos años, trabajé como administrador de sistemas en una prestigiosa agencia automotriz de mi ciudad, cuando recién llegué revise la agenda de mi antecesor y me sorprendió que solo existiera un proveedor único en suministros de cómputo y no solo eso, sino que la mitad del suministro de papelería dependía de él también. El proveedor era lento, tardado, daba demasiados pretextos y tardaba semanas y a veces hasta meses en entregar un equipo defectuoso. Mi jefa, molesta por está situación tuvo una plática conmigo en la que me enteré de todo, aquel proveedor, era la empresa del primo del dueño. Hace poco, en la empresa donde trabajaba tuvimos una situación similar, teníamos de nuevo un único y absoluto proveedor de equipo que era la empresa de la hermana del dueño, el problema era, que nos daban todo mucho más caro que al público en general.

Es un poco difícil como mando medio ejercer un cambio, pero si usted es un alto directivo, o mejor aún, es el dueño de la empresa, recuerde. No tenga como proveedores a sus familiares, quizá les quiera hacer un favor, pero tendrá un hediondo, lento y abrumador círculo vicioso que le causará problemas con sus clientes internos (sus empleados) y externos, y aún con usted mismo. ¿Por qué digo esto? Imagínese usted está situación. En el primer caso que le planteé, tuvimos un problema que llamo mi atención, se descompuso la impresora de la secretaría del gerente de ventas.

Está mujer, necesitaba su impresora con urgencia, pues a diario levanta entre 50 o 100 cotizaciones in situ, cuando la impresora se descompuso, la lleve al proveedor y ella tuvo que estar compartiendo con los vendedores de mostrador, de manera que a veces, el cliente tenía que esperar más del tiempo normal pues o salía la factura del cliente o se imprimía la cotización. El proveedor tardo dos meses (y no exagero) en entregar, por supuesto me cansé de llamarlos, de ir con el dueño a abogar por la causa y a quien pareció nunca importarle ese hecho. El resultado de este problema fue que se tuvo que comprar una impresora nueva. Cuando al fin convencí a mi jefa de lo que pasaba, todo quedo resuelto, mientras tanto ya se había afectado la productividad de los vendedores de mostrador, se le había hecho perder tiempo a muchos clientes y las relaciones entre la facturista y los del mostrador eran tensas.

Como resultado de esto, mi jefa y yo decidimos cambiar de proveedor sin consultarle al jefe, por supuesto que tuvimos problemas, ambos lo sabíamos, pero era necesario por el bien de la compañía, y justificamos y documentamos no solo ese, sino todas las incidencias habidas, de manera que por muy primos que fueran, nuestro jefe tuvo al final que aceptar que nuestra decisión fue la correcta. Y esto no es único, tampoco creo ser el único que ha pasado por una situación así. Si, quizá usted como alto directivo quiere hacerle un favor a su pariente e incluso a su amigo, pero antes de hacerlo, mida con mente fría la competitividad de la empresa de su familiar.

¿Cómo es esto posible?

Aquí le van algunos consejos.

  1. Comparé precios entre la empresa de su familiar y otras empresas del mismo rubro, observe la diferencia entre unos y otros
  2. Pregunte, invesitigue sobre la calidad en el servicio que le ha dado a otros clientes, si la reputación de esa empresa no es buena, ya tiene un buen referente para tomar una decisión
  3. Mida los tiempos de respuesta entre que usted levanta una incidencia, la empresa enviá a alguien a solucionarle el problema y si es factible, el seguimiento que se le da
  4. Haga los mismo con el resto de sus proveedores, ya que de paso le servirá para ir eliminando a los que no le sirván
  5. No se haga de la “vista gorda” cuando la empresa de su familiar no este cumpliendo
  6. Y lo más imoprtante, no haga pactos de palabra, que todo quede escrito y firmado por ambas partes. Le da más seriedad al asunto y le permite exigir un mejor servicio y atención

Dentro del proceso administrativo, uno de los elementos con mayor misticismo y relevancia (aunque no siempre la debería tener) es la Dirección, ella concentra en sí, a todo el conjunto de procesos, metodologías y estrategias que los líderes y directivos de las empresas deberían adoptar para administrar, así como representa la figura de máxima autoridad dentro de una organización. La dura realidad es que es en la dirección de una empresa, donde se cometen los errores más trascendentales, llegando a afectar a tal grado, que puede ocasionar la quiebra, cierre, despido masivo o hasta la cárcel de sus directivos. Sumado a esto, es además, donde se concentra el mayor odio, pues la mayoría de los empleados muestran descontento, enojo, frustración y todo un cúmulo de sentimientos en su mayoría negativos.

Lo curioso es, no que todo esto pase, sino el hecho de que la mayoría de los directivos no lo saben, o no lo entienden, o no lo quieren ver. La razón es muy simple, detrás de cada jefe, gerente, directivo, etc. Hay un ser humano que comete errores, pero cuyo orgullo no le permite darse “el lujo” de aceptarlo, ¿qué podemos hacer? desgraciadamente muy poco o nada mientras no exista aún un dispositivo para controlar la mente de las personas. Ahora me dirijo a usted, si usted que tiene un cargo medio o alto en una empresa, usted que piensa como muchos, crear su propia empresa y ser su propio jefe, para ustedes, una lista de consejos breves, sencillos y prácticos que le ayudarán a identificar esos errores que un directivo generalmente comete y que provocan las más perturbadoras sensaciones de odio y enemistad entre usted, su empresa, sus proveedores y hasta sus empleados.

  1. Acepte que es humano y se puede equivocar: No hay nada más frustrante y destructor de animo en sus empleados, que un jefe que no reconoce sus errores. Deje de jugar al dios, acepte su responsabilidad y tome medidas para contrarrestar el resultado de sus errores en lugar de ocultarlos o echárselos a otro, esto le dará firmeza como líder, y se ganará el respeto de muchos de sus empleados.
  2. No desfalque a la empresa: He trabajado en muchas empresas, donde el patrón llega muy temprano cada inicio de semana, y se lleva lo que encuentre en la caja chica, como resultado de está acción, muchas veces no se puede pagar a proveedores o apoyar a los empleados con algún préstamo. Me he encontrado en casos donde incluso la nómina se ha visto afectada. No haga esto, está usted afectando la reputación tanto interna como externa de su empresa, la imagen que con tanto sudor le ha costado construir. Por favor, no se asalte a usted mismo.
  3. No quiera jugar al multiusos: Para ahorrarse unos cuantos pesos, muchos empresarios despiden a ciertos empleados o evitan contratar a alguien para una tarea que a veces puede ser crítica, aludiendo que ellos mismos lo pueden hacer, como por ejemplo, la página web de la empresa, la administración de la red interna, he visto hasta gerentes ¡haciéndola de su propia recepcionista! No se engañe, usted no puede con todo, necesita gente especializada que le entregará un trabajo de calidad, y no una chapuza como la que seguro le saldrá, además, ejercer más de una función puede llevarlo a descuidar su puesto como administrador, ¿En verdad le conviene descuidar el cuidado y vigilancia de su empresa solo por ahorrarse unas monedas?
  4. No engañe a sus empleados: Muchas empresas le hacen muchas promesas a una persona cuando está entra a trabajar, la triste realidad es que la mayoría de ellas no se cumplen, he visto a gente altamente productiva renunciar frustrada de la empresa para la que trabajaban, porque nunca les cumplieron las promesas, eso incluye, promociones de puesto, aumentos de salario, capacitación, etc. Se que es delicado este tema, pero entre más honesto sea con sus empleados, mejor relación tendrá con ellos y le serán tan fieles, que hasta se sorprenderá de lo que ellos pueden llegar a hacer por la empresa cuando se les trata con claridad y se les dice la verdad desde el principio.
  5. No Juegue con el salario de su personal: Este es un tema polémico. La terrible desgracia es que siempre, siempre hay un gerente/jefe/directivo/propietario que juega con los salarios de su personal, les hace recortes, emplea trucos contables para desfavorecerlos (por ejemplo, crear otra empresa fantasma y dividir el salario de sus empleado entre las dos, así reporta menos al gobierno y de paso perjudica al personal reportando menos salario). El mayor problema de los empresarios es que siempre quieren ahorrar dinero, todo lo quieren ver como gasto, y entre más gasto recorten, mejor. Esta política, en realidad no es siempre la mejor, no solo provoca descontento en su personal, sino da pie a que la empresa sea defraudad por sus propios administrativos, recuerde está regla de oro, la paga de sus empleados es sagrada, téngala siempre a tiempo y sin sorpresas y le serán fieles y comprometidos.
  6. No haga juntas demasiado extensas o sin razón: Contrario a lo que usted piensa, el empleado promedio odia las juntas, las aborrece. Justo después de salir de una junta, cuando usted piensa que ha logrado motivar a sus empleados o que ha pronunciado un gran discurso que será recordado por generaciones en la empresa, la realidad es que sus empleados estarán rezongando de ello, comentando de lo aburrido que fue, de lo mucho que usted habla y de cuanto quisieran que se callase y seguramente recordaran a su madre y quizá hasta al resto de su descendencia. Sea breve en las juntas, y si no son importantes, bueno, para eso existe el correo electrónico, los memorandos, la mensajería interna, etc.
  7. No haga recortes absurdos y excesivos: En plena época de recesiones, muchos sienten la necesidad de recortar gastos, piense, ¿cuales son los gastos que realmente se deben recortar? Muchos gerentes recortan absurdamente el gasto de la papelería, pero abusan de los gastos para viáticos e incentivos que ellos mismos se otorgan, tampoco atormente a sus empleados con esto. En una ocasión me tocó ver al gerente de una empresa, correteando a sus empleados con el recibo de la luz en la mano, exigiéndoles que ahorraran en corriente. Mi punto es, ¿Al empleado realmente le importa? La realidad es que no, si se ve en la necesidad de hacer recortes, analice cuales gastos son innecesarios, que alternativas tienen que no supongan bajar demasiado la calidad en los suministros de al empresa (papelería, consumibles, gastos de operación, etc.) y cuales son importantes y no hay prácticamente forma de eliminar o reducir. Con la lista en mano, haga un memorando informando las medidas a tomar sin comunicar cifras. Incluso puede ofrecer un pequeño incentivo al empleado más ahorrador (que tampoco esté expresado en números sino en especie)
  8. No cargue sus gastos personales al a contabilidad de la empresa: Quizá en este punto muchos se sientan ofendidos, he visto a gerentes pagar el vestido de su esposa, el reloj de cumpleaños para su amante o el carro del año para el hijo con la chequera de la empresa. No haga esto, de nuevo está robando a la empresa, usted debe recordar que su empresa es una persona ante la ley, y por lo tanto, también tiene gastos y necesidades, cargándole los suyos, solo la agobia fiscalmente, y al final, tendrá que hacerle frente a un auditor un día de estos.
  9. Planifique, nunca improvise: Hace un año estuve en una junta directiva, se nos proporcionó el documento para la planificación del 2007, totalmente en blanco. Entonces el nuevo gerente se acerco a nosotros, tomó la planificación del 2006, la lanzó lo más lejos posible y nos preguntó: “¿Hasta donde quieren crecer este año?” acto seguido, nos invito a escribir las cifras que nosotros pensáramos y a elegir la que de entre todos fuera la mejor. Esto no puede sucederle a una empresa seria. La planificación es el pilar de su crecimiento a lo largo de todo un periodo, no pude inventarse cifras o en el peor de los casos, no puede no tener una planificación escrita. Desgraciadamente muchas empresas son administradas a la deriva y se estrellan contra el iceberg de la quiebra porque sus directivos no planifican, y lo que es más, la mayoría de ellos, no lo considera importante. Cómo resultado del método absurdo que este hombre siguió, la empresa tuvo que cerrar 3 sucursales este año y actualmente su puesto está en peligro. No sea ingenuo, no llegará a ningún lado sin una planificación.
  10. No abuse de los cursos de superación personal: Esta de moda en estos días que las empresas envíen a sus empleados a tomar cursos de superación personal. Literalmente, yo estoy en contra no de estos cursos, sino de muchos de los métodos que usan y de la dudosa “experiencia” de muchos de sus instructores. Pero yendo al tema, he notado que esto también lo han usado muchos empresarios como un arma de presión, “Tienes que dar lo mejor de tí, y no te debe importar si te pago o no por ello, ¿qué no eres profesional?” fue lo que le escuche decir a un jefe de marketing a uno de sus subordinados, corríjanme si me equivoco, pero la esclavitud se acabo hace mucho tiempo, ¿O no? La superación de una persona, no está peleado con la remuneración económica que esta deba recibir por su esfuerzo diario, no es un estandarte de las empresas para pagar menos y exigir más.
  11. No tome decisiones con los sentimientos: Está quizá es la parte más difícil, el problema es que muchos gerentes y jefes de personal despiden a alguien porque no les cayo bien, no le obedeció en su capricho y ¿Porqué no decirlo? No se sometió a sus deseos (que pueden hasta incluir algunos de índole sexual). Cuando tomamos decisiones basadas en los sentimientos y no en la razón, estamos más propensos a cometer errores brutales que pueden llevarnos a un escándaloso y costoso lío legal o financiero, si va a tomar una decisión, en lo posible razone primero, si tiene alguien con quien consultarlo, hágalo, recuerde que usted no lo sabe todo, quizá alguien tenga una mejor solución que la suya, y si es el caso, no se olvide de reconocer la idea de esa persona.

Hasta aquí termino de citar algunos de los consejos para No arruinar una empresa, estos son resultado tanto de mi larga vida laboral como de la experiencia de otras personas que han influenciado fuertemente en mi modo de tomar acciones y decisiones, se que es posible que no logre recordarlas todas o que cometa errores, despreocúpese, haga lo mejor que puede tratando siempre de seguir la mayor cantidad de ellos y todo estará bien.