La voz de Kamina

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¿Preocupado porqué sus empleados no son eficaces en lo que hacen? Es posible que si lo este, y sino lo está, pues debería estarlo, se ha preguntado, ¿porqué no puede aumentar la productividad en mi empresa? Hoy le voy a contar algo que muy pocos hacen, aunque de antemano lo saben, pero prefieren gastar mucho dinero para dejar que otro venga y le diga exactamente lo mismo a sus empleados. Pero antes de empezar, déjeme poner esto muy en claro. Las empresas que se dedican a dar cursos de motivación personal a sus empleados, lo han engañado por mucho tiempo para sacarle dinero ¿Intrigado? una vez más digo, debería. Veamos ahora, cuales son esos “secretos” que usted ha pasado por alto y que pudieron evitar que gastará miles de pesos en costosos cursos que sus empleados olvidaran al siguiente día.

  1. Salude a sus empleados: No hay nada de malo en ello, no los trate como si tuvieran una enfermedad contagiosa mortal, salúdelos y devuelva el saludo cuando ellos lo saluden. Muchas veces, el descontento del empleado empieza por ahí, ¡construya buenas relaciones con sus empleados!
  2. Sonría: Si, una sonrisa puede mucho, se sorprenderá de cuan productivo puede ser un empleado que empieza su jornada laboral con una sonrisa.
  3. No les mienta: Esto lo hemos dicho muchas veces, y lo seguiré insistiendo, sobretodo porque es una práctica demasiado recurrente en las empresas. Un empleado que sufre más de una decepción en su ambiente laboral, ya es un foco de productividad baja y descontento laboral
  4. Interésese por ellos: Vea que necesidad tienen en su puesto de trabajo, ¿hay algo que se pueda hacer para que su estancia sea más relajada en el trabajo? Cuando usted se olvida que un cierto empleado o departamento existen, estos empiezan a trabajar por su cuenta, a trazar objetivos diferentes a los que su empresa necesita, pero sobre todo a no trabajar, total, “si la empresa me olvida, a mi se me olvidará trabajar”
  5. No les cargue la mano: No le cargue la mano con su trabajo a un empleado, mida el nivel de productividad encargándole trabajos pequeños, vea hasta donde puede llegar, y en base a ello, ofrezca retos mayores.
  6. No se olvide de remunerarlo por los extras: Esto le dolió, ¿verdad? Un empleado que no es remunerado por su justo trabajo, no trabajará bien, ni a gusto (y no habrá discurso motivador que lo haga cambiar de parecer), incluso evitará trabajar y propiciará lo mismo en sus compañeros.
  7. Recuerde que no son sus esclavos: No les quite prestaciones, no los use para hacer trabajos en su casa, departamento, residencia, etc. Gratis nadie hace nada.
  8. Capacítelos constantemente: Y no me refiero a mandarlos solo a tomar cursos de superación, quizá haya alguna herramienta nueva que deban conocer, algún procedimiento o metodología innovadora que ellos podría utilizar en su empresa, no los estanque porque haciendo esto, está estancando a su empresa también
  9. Proporcione las herramientas adecuadas para su trabajo: ¿Se necesita un taladro para trabajar? proporciónelo, ¿una computadora nueva? désela, ¿porqué limitarlo dejándolo sin sus instrumentos básicos de trabajo? La clave para que esto funcione por supuesto es que usted mantenga un estricto control sobre sus activos. Si el empleado realmente justifica la adquisición de eso que le hace falta, ¿por qué se lo retrasa? ¿Porqué solo da largas al asunto? ¿Porqué exige calidad si usted no da lo que se necesita?
  10. Generé espacios para liberar el stress: En una ocasión, mientras trabajaba en una distribuidora comercial, el dueño vio con malos ojos la improvisada mesa del café que el gerente había hecho para sus empleados, esto porqué ellos aprovechaban este breve momento para hacer una charla sencilla y relajarse unos minutos, inmediatamente lo mando a quitar, como resultado de esto, los empleados empezarona meter clandestinamente ya no solo café, sino comida a sus lugares de trabajo, ¿no era mejor dejar que esparcieran por unos minutos a invadir todas las oficinas con olor a comida aún en horas críticas de trabajo? Cuando usted deja que el empleado liberé todo ese stress que diariamente se echa encima, este regresará a su lugar de trabajo más tranquilo y con la mente clara. En lugar de prohibirlo, establesca tiempos y / o condiciones para ello, sus empleados se lo agradeceran y lo veran como un autentico héroe

Es curioso como estás son la mayoría de los reclamos de los empleados de cualquier empresa, lo que no es curioso sino alarmante, es como los mismos empresarios ignoran estas necesidad de su plantilla laboral. Ahora, piense ¿Cuantos problemas legales se hubiera ahorrado si tan solo hubiera visto por las necesidades de sus empleados en su lugar de trabajo? ¿Cuantas huelgas innecesarias se hubieran evitado si usted se hubiera sentado a escucharlos? ¿Cuantos despidos y contrataciones fugaces para cubrir de emergencia un puesto se hubiera ahorrado de haber remunerado de forma decorosa a sus empleados?

Ahora, ¿por qué dije al principio que estás empresas lo están engañado? Porque la mayoría de estás empresas, solo le dicen al em pleado lo que él quiere escuchar, algo que por supuesto no le ayuda en nada. Otras, lo tratan de elevar a las estrellas sin siquierá darle un indicio de que es lo que debe hacer para ser mejor en realidad, algo como “tu puedes ser mejor hoy, porque eres una gran persona” no sirve, yo sé que soy una gran persona, y sin embargo, si al día siguiente mi jefe me llama a su oficina a las 7 AM para una junta sin sentido, lo maldeciré por el resto del día y no trabajaré bien por el resentimiento, esa es la situación que ocurre en muchas empresas hoy en día. Quizá para este momento usted este diciendo, “bueno Kamina, eso ya lo se, ¿porqué me dices lo obvio?” Y si lo sabe, ¿porqué no lo hace?

Para terminar lo dejo con está pregunta, ¿cree usted que si un empleado le deja botado el trabajo a mitad de un inventario, es solo porqué es un hombre flojo y sin criterio profesional? Antes de juzgar, condenar y crucificarlo, piense, ¿Cuanto contribuyo usted con su negligencia y descuido a que eso pasará? Si ha reconocido que usted también tuvo una gran participación, ¡Felicidades, está empezando a darse cuenta de cuan importante es cuidar a sus clientes internos! Pero sino es ese su caso, bueno va por buen camino hacía la destrucción y la quiebra.

¿Sabía usted que las grandes corporaciones como Google, Microsoft, Yahoo entre otras se han dado cuenta de esto hace mucho tiempo? Es por esto que sus empleados son altamente eficaces y comprometidos con la empresa.

Siguiendo con el tema de este blog, unos días atrás, publiqué los 11 consejos para NO arruinar una empresa. Todos ellos están basados en mi experiencia en los dos lados de la moneda, tanto en la parte operativa como en la directiva. En esta ocasión, vengo a hablarles de cierto vicio que he notado muy común en las empresas hoy en día y que se debe erradicar aunque duela, con el fin de volver más competitiva y prestigiada a nuestra empresa.

No tenga entre sus proveedores a sus familiares. Hace algunos años, trabajé como administrador de sistemas en una prestigiosa agencia automotriz de mi ciudad, cuando recién llegué revise la agenda de mi antecesor y me sorprendió que solo existiera un proveedor único en suministros de cómputo y no solo eso, sino que la mitad del suministro de papelería dependía de él también. El proveedor era lento, tardado, daba demasiados pretextos y tardaba semanas y a veces hasta meses en entregar un equipo defectuoso. Mi jefa, molesta por está situación tuvo una plática conmigo en la que me enteré de todo, aquel proveedor, era la empresa del primo del dueño. Hace poco, en la empresa donde trabajaba tuvimos una situación similar, teníamos de nuevo un único y absoluto proveedor de equipo que era la empresa de la hermana del dueño, el problema era, que nos daban todo mucho más caro que al público en general.

Es un poco difícil como mando medio ejercer un cambio, pero si usted es un alto directivo, o mejor aún, es el dueño de la empresa, recuerde. No tenga como proveedores a sus familiares, quizá les quiera hacer un favor, pero tendrá un hediondo, lento y abrumador círculo vicioso que le causará problemas con sus clientes internos (sus empleados) y externos, y aún con usted mismo. ¿Por qué digo esto? Imagínese usted está situación. En el primer caso que le planteé, tuvimos un problema que llamo mi atención, se descompuso la impresora de la secretaría del gerente de ventas.

Está mujer, necesitaba su impresora con urgencia, pues a diario levanta entre 50 o 100 cotizaciones in situ, cuando la impresora se descompuso, la lleve al proveedor y ella tuvo que estar compartiendo con los vendedores de mostrador, de manera que a veces, el cliente tenía que esperar más del tiempo normal pues o salía la factura del cliente o se imprimía la cotización. El proveedor tardo dos meses (y no exagero) en entregar, por supuesto me cansé de llamarlos, de ir con el dueño a abogar por la causa y a quien pareció nunca importarle ese hecho. El resultado de este problema fue que se tuvo que comprar una impresora nueva. Cuando al fin convencí a mi jefa de lo que pasaba, todo quedo resuelto, mientras tanto ya se había afectado la productividad de los vendedores de mostrador, se le había hecho perder tiempo a muchos clientes y las relaciones entre la facturista y los del mostrador eran tensas.

Como resultado de esto, mi jefa y yo decidimos cambiar de proveedor sin consultarle al jefe, por supuesto que tuvimos problemas, ambos lo sabíamos, pero era necesario por el bien de la compañía, y justificamos y documentamos no solo ese, sino todas las incidencias habidas, de manera que por muy primos que fueran, nuestro jefe tuvo al final que aceptar que nuestra decisión fue la correcta. Y esto no es único, tampoco creo ser el único que ha pasado por una situación así. Si, quizá usted como alto directivo quiere hacerle un favor a su pariente e incluso a su amigo, pero antes de hacerlo, mida con mente fría la competitividad de la empresa de su familiar.

¿Cómo es esto posible?

Aquí le van algunos consejos.

  1. Comparé precios entre la empresa de su familiar y otras empresas del mismo rubro, observe la diferencia entre unos y otros
  2. Pregunte, invesitigue sobre la calidad en el servicio que le ha dado a otros clientes, si la reputación de esa empresa no es buena, ya tiene un buen referente para tomar una decisión
  3. Mida los tiempos de respuesta entre que usted levanta una incidencia, la empresa enviá a alguien a solucionarle el problema y si es factible, el seguimiento que se le da
  4. Haga los mismo con el resto de sus proveedores, ya que de paso le servirá para ir eliminando a los que no le sirván
  5. No se haga de la “vista gorda” cuando la empresa de su familiar no este cumpliendo
  6. Y lo más imoprtante, no haga pactos de palabra, que todo quede escrito y firmado por ambas partes. Le da más seriedad al asunto y le permite exigir un mejor servicio y atención

Dentro del proceso administrativo, uno de los elementos con mayor misticismo y relevancia (aunque no siempre la debería tener) es la Dirección, ella concentra en sí, a todo el conjunto de procesos, metodologías y estrategias que los líderes y directivos de las empresas deberían adoptar para administrar, así como representa la figura de máxima autoridad dentro de una organización. La dura realidad es que es en la dirección de una empresa, donde se cometen los errores más trascendentales, llegando a afectar a tal grado, que puede ocasionar la quiebra, cierre, despido masivo o hasta la cárcel de sus directivos. Sumado a esto, es además, donde se concentra el mayor odio, pues la mayoría de los empleados muestran descontento, enojo, frustración y todo un cúmulo de sentimientos en su mayoría negativos.

Lo curioso es, no que todo esto pase, sino el hecho de que la mayoría de los directivos no lo saben, o no lo entienden, o no lo quieren ver. La razón es muy simple, detrás de cada jefe, gerente, directivo, etc. Hay un ser humano que comete errores, pero cuyo orgullo no le permite darse “el lujo” de aceptarlo, ¿qué podemos hacer? desgraciadamente muy poco o nada mientras no exista aún un dispositivo para controlar la mente de las personas. Ahora me dirijo a usted, si usted que tiene un cargo medio o alto en una empresa, usted que piensa como muchos, crear su propia empresa y ser su propio jefe, para ustedes, una lista de consejos breves, sencillos y prácticos que le ayudarán a identificar esos errores que un directivo generalmente comete y que provocan las más perturbadoras sensaciones de odio y enemistad entre usted, su empresa, sus proveedores y hasta sus empleados.

  1. Acepte que es humano y se puede equivocar: No hay nada más frustrante y destructor de animo en sus empleados, que un jefe que no reconoce sus errores. Deje de jugar al dios, acepte su responsabilidad y tome medidas para contrarrestar el resultado de sus errores en lugar de ocultarlos o echárselos a otro, esto le dará firmeza como líder, y se ganará el respeto de muchos de sus empleados.
  2. No desfalque a la empresa: He trabajado en muchas empresas, donde el patrón llega muy temprano cada inicio de semana, y se lleva lo que encuentre en la caja chica, como resultado de está acción, muchas veces no se puede pagar a proveedores o apoyar a los empleados con algún préstamo. Me he encontrado en casos donde incluso la nómina se ha visto afectada. No haga esto, está usted afectando la reputación tanto interna como externa de su empresa, la imagen que con tanto sudor le ha costado construir. Por favor, no se asalte a usted mismo.
  3. No quiera jugar al multiusos: Para ahorrarse unos cuantos pesos, muchos empresarios despiden a ciertos empleados o evitan contratar a alguien para una tarea que a veces puede ser crítica, aludiendo que ellos mismos lo pueden hacer, como por ejemplo, la página web de la empresa, la administración de la red interna, he visto hasta gerentes ¡haciéndola de su propia recepcionista! No se engañe, usted no puede con todo, necesita gente especializada que le entregará un trabajo de calidad, y no una chapuza como la que seguro le saldrá, además, ejercer más de una función puede llevarlo a descuidar su puesto como administrador, ¿En verdad le conviene descuidar el cuidado y vigilancia de su empresa solo por ahorrarse unas monedas?
  4. No engañe a sus empleados: Muchas empresas le hacen muchas promesas a una persona cuando está entra a trabajar, la triste realidad es que la mayoría de ellas no se cumplen, he visto a gente altamente productiva renunciar frustrada de la empresa para la que trabajaban, porque nunca les cumplieron las promesas, eso incluye, promociones de puesto, aumentos de salario, capacitación, etc. Se que es delicado este tema, pero entre más honesto sea con sus empleados, mejor relación tendrá con ellos y le serán tan fieles, que hasta se sorprenderá de lo que ellos pueden llegar a hacer por la empresa cuando se les trata con claridad y se les dice la verdad desde el principio.
  5. No Juegue con el salario de su personal: Este es un tema polémico. La terrible desgracia es que siempre, siempre hay un gerente/jefe/directivo/propietario que juega con los salarios de su personal, les hace recortes, emplea trucos contables para desfavorecerlos (por ejemplo, crear otra empresa fantasma y dividir el salario de sus empleado entre las dos, así reporta menos al gobierno y de paso perjudica al personal reportando menos salario). El mayor problema de los empresarios es que siempre quieren ahorrar dinero, todo lo quieren ver como gasto, y entre más gasto recorten, mejor. Esta política, en realidad no es siempre la mejor, no solo provoca descontento en su personal, sino da pie a que la empresa sea defraudad por sus propios administrativos, recuerde está regla de oro, la paga de sus empleados es sagrada, téngala siempre a tiempo y sin sorpresas y le serán fieles y comprometidos.
  6. No haga juntas demasiado extensas o sin razón: Contrario a lo que usted piensa, el empleado promedio odia las juntas, las aborrece. Justo después de salir de una junta, cuando usted piensa que ha logrado motivar a sus empleados o que ha pronunciado un gran discurso que será recordado por generaciones en la empresa, la realidad es que sus empleados estarán rezongando de ello, comentando de lo aburrido que fue, de lo mucho que usted habla y de cuanto quisieran que se callase y seguramente recordaran a su madre y quizá hasta al resto de su descendencia. Sea breve en las juntas, y si no son importantes, bueno, para eso existe el correo electrónico, los memorandos, la mensajería interna, etc.
  7. No haga recortes absurdos y excesivos: En plena época de recesiones, muchos sienten la necesidad de recortar gastos, piense, ¿cuales son los gastos que realmente se deben recortar? Muchos gerentes recortan absurdamente el gasto de la papelería, pero abusan de los gastos para viáticos e incentivos que ellos mismos se otorgan, tampoco atormente a sus empleados con esto. En una ocasión me tocó ver al gerente de una empresa, correteando a sus empleados con el recibo de la luz en la mano, exigiéndoles que ahorraran en corriente. Mi punto es, ¿Al empleado realmente le importa? La realidad es que no, si se ve en la necesidad de hacer recortes, analice cuales gastos son innecesarios, que alternativas tienen que no supongan bajar demasiado la calidad en los suministros de al empresa (papelería, consumibles, gastos de operación, etc.) y cuales son importantes y no hay prácticamente forma de eliminar o reducir. Con la lista en mano, haga un memorando informando las medidas a tomar sin comunicar cifras. Incluso puede ofrecer un pequeño incentivo al empleado más ahorrador (que tampoco esté expresado en números sino en especie)
  8. No cargue sus gastos personales al a contabilidad de la empresa: Quizá en este punto muchos se sientan ofendidos, he visto a gerentes pagar el vestido de su esposa, el reloj de cumpleaños para su amante o el carro del año para el hijo con la chequera de la empresa. No haga esto, de nuevo está robando a la empresa, usted debe recordar que su empresa es una persona ante la ley, y por lo tanto, también tiene gastos y necesidades, cargándole los suyos, solo la agobia fiscalmente, y al final, tendrá que hacerle frente a un auditor un día de estos.
  9. Planifique, nunca improvise: Hace un año estuve en una junta directiva, se nos proporcionó el documento para la planificación del 2007, totalmente en blanco. Entonces el nuevo gerente se acerco a nosotros, tomó la planificación del 2006, la lanzó lo más lejos posible y nos preguntó: “¿Hasta donde quieren crecer este año?” acto seguido, nos invito a escribir las cifras que nosotros pensáramos y a elegir la que de entre todos fuera la mejor. Esto no puede sucederle a una empresa seria. La planificación es el pilar de su crecimiento a lo largo de todo un periodo, no pude inventarse cifras o en el peor de los casos, no puede no tener una planificación escrita. Desgraciadamente muchas empresas son administradas a la deriva y se estrellan contra el iceberg de la quiebra porque sus directivos no planifican, y lo que es más, la mayoría de ellos, no lo considera importante. Cómo resultado del método absurdo que este hombre siguió, la empresa tuvo que cerrar 3 sucursales este año y actualmente su puesto está en peligro. No sea ingenuo, no llegará a ningún lado sin una planificación.
  10. No abuse de los cursos de superación personal: Esta de moda en estos días que las empresas envíen a sus empleados a tomar cursos de superación personal. Literalmente, yo estoy en contra no de estos cursos, sino de muchos de los métodos que usan y de la dudosa “experiencia” de muchos de sus instructores. Pero yendo al tema, he notado que esto también lo han usado muchos empresarios como un arma de presión, “Tienes que dar lo mejor de tí, y no te debe importar si te pago o no por ello, ¿qué no eres profesional?” fue lo que le escuche decir a un jefe de marketing a uno de sus subordinados, corríjanme si me equivoco, pero la esclavitud se acabo hace mucho tiempo, ¿O no? La superación de una persona, no está peleado con la remuneración económica que esta deba recibir por su esfuerzo diario, no es un estandarte de las empresas para pagar menos y exigir más.
  11. No tome decisiones con los sentimientos: Está quizá es la parte más difícil, el problema es que muchos gerentes y jefes de personal despiden a alguien porque no les cayo bien, no le obedeció en su capricho y ¿Porqué no decirlo? No se sometió a sus deseos (que pueden hasta incluir algunos de índole sexual). Cuando tomamos decisiones basadas en los sentimientos y no en la razón, estamos más propensos a cometer errores brutales que pueden llevarnos a un escándaloso y costoso lío legal o financiero, si va a tomar una decisión, en lo posible razone primero, si tiene alguien con quien consultarlo, hágalo, recuerde que usted no lo sabe todo, quizá alguien tenga una mejor solución que la suya, y si es el caso, no se olvide de reconocer la idea de esa persona.

Hasta aquí termino de citar algunos de los consejos para No arruinar una empresa, estos son resultado tanto de mi larga vida laboral como de la experiencia de otras personas que han influenciado fuertemente en mi modo de tomar acciones y decisiones, se que es posible que no logre recordarlas todas o que cometa errores, despreocúpese, haga lo mejor que puede tratando siempre de seguir la mayor cantidad de ellos y todo estará bien.